Aktivitas 30/09/2011

Mail Merge

Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Selain itu mail merge juga diasa dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dikirim. File kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat.Data source dapat dibuat melalui Microsoft Word menggunakan fasilitas Table, menggunakan Microsoft Excel, dan Microsoft Access.

mail merge ms. 2007

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

1. Membuat atau Menyimpan Dokumen Utama Mail Merge

1)        Buka dokumen word dengan kik tombol New,

2)        Buat surat undangan yang akan dibuat mail merge,

3)        Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama file sesuai keinginan,

4)        Buat dokumen surat undangan menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan  langkah-langkah berikut.

• Klik  Maillings
• Klik tombol Start Mail Merge
• Klik tombol Letter

2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge

Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan fasilitas tabel. Lakukan langkah-langkah berikut :

1)        Buka dokumen word dengan  klik tombol  Select Recepients

2)        Kemudian akan  muncul layar seperti dibawah  ini!

3)        Halaman diatas telah diisi dengan data seperti yang akan dikirim.  Sebelum memeasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information dengan cara menge KLIK TOMBOL New Entry. Akan muncul layar seperti dibawah!

4)   Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.

5)   Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menge-save data. Pilih tempat untuk menyimpan.

3. Menggabungkan Main Documen Surat Mail Merge dengan Data Source

1)      Buka dokumen  surat mail merge (Surat Undangan).

2)      Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam  membuka file data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.

3)      Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, karena yang akan dibuat adalah mail merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument master telah dibuat.

4)      Pilih “Select a different list…” untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.

5)      Atau pilih Edit recipient list… untuk mengedit kembali data alamat yang akan dikirim.

4. Menyisipkan Data Source ke Dalam Main Document Surat

1)      Letakan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field. Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.

2)      Klik tab Mailings

3)      Klik tombol Insert Merge Field

4)      Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.

1)      Klik tab Mailings

2)      Klik tombol Preview Results

3)      Maka dokumen surat mail merge akan ditampilkan.

mail merge ms 2007

5. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

1)      Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

• Print Documents, untuk mencetak surat.

Ada 3 pilihan:

1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
  Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

Aktivitas Jum'at 23/09/2011

1. Elearning

Sistem pembelajaran elektronik atau e-pembelajaran (Inggris: Electronic learning disingkat E-learning) adalah cara baru dalam proses belajar mengajar. E-learning merupakan dasar dan konsekuensi logis dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Dengan e-learning, peserta ajar (learner atau murid) tidak perlu duduk dengan manis di ruang kelas untuk menyimak setiap ucapan dari seorang gurusecara langsung. E-learning juga dapat mempersingkat jadwal target waktu pembelajaran, dan tentu saja menghemat biaya yang harus dikeluarkan oleh sebuah program studi atau program pendidikan.

Plus Minus E-learning

Seperti Sebagaimana yang disebutkan di atas, e-learning telah mempersingkat waktu pembelajaran dan membuat biaya studi lebih ekonomis. E-learning mempermudah interaksi antara peserta didik dengan bahan/materi, peserta didik dengan dosen/guru/instruktur maupun sesama peserta didik. Peserta didik dapat saling berbagi informasi dan dapat mengakses bahan-bahan belajar setiap saat dan berulang-ulang, dengan kondisi yang demikian itu peserta didik dapat lebih memantapkan penguasaannya terhadap materi pembelajaran.

Dalam e-learning, faktor kehadiran guru atau pengajar otomatis menjadi berkurang atau bahkan tidak ada. Hal ini disebabkan karena yang mengambil peran guru adalah komputer dan panduan-panduan elektronik yang dirancang oleh "contents writer", designer e-learning danpemrogram komputer.

Dengan adanya e-learning para guru/dosen/instruktur akan lebih mudah :

1.  melakukan pemutakhiran bahan-bahan belajar yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan tuntutan perkembangan keilmuan yang mutakhir

2.  mengembangkan diri atau melakukan penelitian guna meningkatkan wawasannya

3.  mengontrol kegiatan belajar peserta didik.

Kehadiran guru sebagai makhluk yang hidup yang dapat berinteraksi secara langsung dengan para murid telah menghilang dari ruang-ruang elektronik e-learning ini. Inilah yang menjadi ciri khas dari kekurangan e-learning yang tidak bagus. Sebagaimana asal kata dari e-learning yang terdiri dari e (elektronik) dan learning (belajar), maka sistem ini mempunyai kelebihan dan kekurangan.

Sejarah dan Perkembangan E-learning

E-pembelajaran atau pembelajaran elektronik pertama kali diperkenalkan oleh universitas Illinois di Urbana-Champaign dengan menggunakan sistem instruksi berbasis komputer (computer-assisted instruction ) dan komputer bernama PLATO. Sejak itu, perkembangan E-learning dari masa ke masa adalah sebagai berikut:

(1) Tahun 1990 : Era CBT (Computer-Based Training) di mana mulai bermunculan aplikasi e-learning yang berjalan dalam PC standlone ataupun berbentuk kemasan CD-ROM. Isi materi dalam bentuk tulisan maupun multimedia (Video dan AUDIO) DALAM FORMAT mov, mpeg-1, atau avi.

(2) Tahun 1994 : Seiring dengan diterimanya CBT oleh masyarakat sejak tahun 1994 CBT muncul dalam bentuk paket-paket yang lebih menarik dan diproduksi secara massal.

(3) Tahun 1997 : LMS (Learning Management System). Seiring dengan perkembangan teknologi internet, masyarakat di dunia mulai terkoneksi dengan internet. Kebutuhan akan informasi yang dapat diperoleh dengan cepat mulai dirasakan sebagai kebutuhan mutlak , dan jarak serta lokasi bukanlah halangan lagi. Dari sinilah muncul LMS. Perkembangan LMS yang makin pesat membuat pemikiran baru untuk mengatasi masalah interoperability antar LMS yang satu dengan lainnya secara standar. Bentuk standar yang muncul misalnya standar yang dikeluarkan oleh AICC (Airline Industry CBT Commettee), IMS, SCORM, IEEE LOM, ARIADNE, dsb.

(4) Tahun 1999 sebagai tahun Aplikasi E-learning berbasis Web. Perkembangan LMS menuju aplikasi e-learning berbasis Web berkembang secara total, baik untuk pembelajar (learner) maupun administrasi belajar mengajarnya. LMS mulai digabungkan dengan situs-situs informasi, majalah, dan surat kabar. Isinya juga semakin kaya dengan perpaduan multimedia , video streaming, serta penampilan interaktif dalam berbagai pilihan format data yang lebih standar, dan berukuran kecil.

eLearning 2.0

Istilah e-Learning 2.0 digunakan untuk merujuk kepada cara pandang baru terhadap pembelajaran elektronik yang terinspirasi oleh munculnya teknologi Web 2.0. Sistem konvensional pembelajaran elektronik biasanya berbasis pada paket pelajaran yang disampaikan kepada siswa dengan menggunakan teknologi Internet (biasanya melalui LMS). Peran siswa dalam pembelajaran terdiri dari pembacaan dan mempersiapkan tugas. Kemudian tugas dievaluasi oleh guru. Sebaliknya, e-learning 2.0 memiliki penekanan pada pembelajaran yang bersifat sosial dan penggunaan perangkat lunak sosial (social networking) seperti blog, wiki, podcast dan Second Life. Fenomena ini juga telah disebut sebagai Long Tail learning.

Selain itu juga, E-learning 2.0 erat hubungannya dengan Web 2.0, social networking (Jejaring Sosial) dan Personal Learning Environments(PLE).

2. MS WORD

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata(word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word.

Header and Footer

Header dan Footer adalah sebuah perintah yang bisa digunakan untuk memberikan/menambahkan catatan kaki (footer) atau header (catatan kepala).

Biasanya perintah ini digunakan untuk naskah yang terdiri dari beberapa halaman yang

terintegrasi isinya satu sama lain seperti proposal, karya tulis ilmiah, dan lain-lain.

Dengan fasilitas ini kita bisa menambahkan nomor halaman (page number), tanggal (date), dan waktu (time) yang bisa kita tempatkan di sebelah kiri (left), center (tengah), atau right (kanan) dari header atau footer yang kita buat.

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
- Klik menu insert,dalam header & footer grup,klik header/footer
- Tentukan design header atau footernya sesuai keinginan.

Header dan footer akan muncul di setiap halaman dokumen.
Teks dalam header dan footer dapat di format text dengan memilih(selecting) teks dan gunakan format option di mini toolbar

Untuk mengatur gambar(icon header footer)
- Double klik pada icon,akan muncul toolbar picture tools, format dan text
wrapping
- Tentukan designnya sesuai kebutuhan (square,tight,behind text, dll)

KOLOM KORAN

Cara Membuat Kolom Koran :

1.   Yang pertama pastinya kamu perlu untuk membuka word

2.   Blog semua ketikan kamu yang mau dibuat model kolom

3.   Arahkan mouse ke tab menu page layout dan klik

4.   Pilih Columns

5.   Pilih More columns…

6.   Pilih tipe kolom yang kamu mau, One, Two, Three. Left atau Right

7.   Atur Width = Lebar kolom dan Spacing = Jarak antar kolom.

8.   Klik Ok.

WORDART, PICTURE & AUTOSHAPE

A. WORDART

WordArt adalah salah satu fasilitas pada microsoft .word dimana digunakan untuk mendekorasi text dalam dokumen yang dibuat, banyak macam style WordArt

Pilih atau gunakan style mana yang paling tepat untuk mendekorasi text dalam dokumen yang dibuat. WordArt dapat dimanfaatkan dalam berbagai keperluan. Seperti, kata penyambutan yang dipasang didepan pintu ataupun untuk acara-acara tertentu agar penampilan semakin menarik, pentas seni,brosur, pengumuman, dan bentuk-bentuk publikasi lainnya misalnya. Dengan macam-macam gaya, membuat tulisan semakin menarik dan memberikan kesan yang indah. Dan untuk menarik minat orang untuk melihatnya membaca atau paling tidak melihat isi pengumuman atau brosur tersebut.

Cara membuat WordArt :

a. Klik insert pada menu toolbar standar

b. Klik icon WordArt seperti :

c. Akan muncul tampilan style WordArt lalu Pilih style (gaya) WordArt yang diinginkan

d. Tulis kata yang diinginkan pada kotak dialog “Edit WordArt Text”

e. Sesuaikan bentuk huruf, tebal atau miring, dan ukuran huruf

f. Klik OK

B. AUTOSHAPES

AUTOSHAPES yaitu salah satu fasilitas dalam microsoft word dimana untuk menambahkan suatu tanda, bentuk, ataupun garis.

Jenis-jenis shape diantaranya :

Lines

@ Line

@ Arrow

@ Doble arrow

@ Elbow connector

@ Elbow arrow connector

@ Scribble

@ Dll.

Basic shapes

@ Text box

@ Rectangle

@ Parallelogram

@ Trapezxoid

@ Oval

@ Cross

@ Can

@ Cube

@ Folded corner

@ Left bracket

@ Right bracket

@ Left brace

@ Right brace

@ Dll.

Block arrows

@ Left / right arrow

@ Curved down arrow

@ Pentagon

@ Cevron

@ Dll.

Flowchart

@ Punched tape

@ Summing junction

@ Extract

@ Dll.

Callouts

Star and banner

@ Expoision

@ Point star

@ Up ribbon

@ Vertical scroll

@ Wave

@ Dll.

Berikut langkah-langkah untuk membuat autoshape :

a. Klik insert pada menu toolbar standar

b. Klik icon shapes, lalu akan muncul tampilan macam-macam autoshape

c. Klik bentuk yang diinginkan

C. PICTURE

Ketika kita menyusun sebuah dokumen, penting bagi kita mengetahui fasilitas-fasilitas yang berkaitan dengan pembuatan diagram, gambar, dan organization chart. Kali ini akan dibahas mengenai gambar dari sebuah file.

Untuk mengambil sebuah gambar (image) atau picture dari suatu file dalam suatu media di komputer, caranya yaitu :

a. Klik menu insert pada toolbar standar

b. Klik picture

c. Akan muncul kotak dialog insert picture

d. Cari folder dimana picture tersimpan

e. Klik file gambar yang dikehendaki

f. Klik insert

g. File gambar akan muncul dalam dokumen dan dan gambar akan terletak dimana letak kursor tadi berada.

Untuk mengatur gambar :

a. Klik gambar

b. Klik format

c. Klik text wrapping

d. Pilih sesuai kebutuhan

Pengenalan Internet

Apa Itu Internet?
Internet (Inter-Network) adalah sebutan untuk sekumpulan jaringan komputer yang
menghubungkan situs akademik, pemerintahan, komersial, organisasi, maupun
perorangan. Internet menyediakan akses untuk layanan telekomnunikasi dan sumber daya
informasi untuk jutaan pemakainya yang tersebar di seluruh dunia. Layanan internet
meliputi komunikasi langsung (email, chat), diskusi (Usenet News, email, milis), sumber
daya informasi yang terdistribusi (World Wide Web, Gopher), remote login dan lalu
lintas file (Telnet, FTP), dan aneka layanan lainnya.

Aplikasi Internet

1. WWW  (World Wide Web)
WWW atau yang sering disebut sebagai "web" saja adalah merupakan
aplikasi internet yang paling populer. Demikian populernya hingga banyak orang yang
keliru mengidentikkan web dengan internet.
Secara teknis, web adalah sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk teks, gambar,
suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah internet webserver dipresentasikan
dalam bentuk hypertext. Informasi di web dalam bentuk teks umumnya ditulis dalam
format HTML (Hypertext Markup Language). Informasi lainnya disajikan dalam bentuk
grafis (dalam format GIF, JPG, PNG), suara (dalam format AU, WAV), dan objek
multimedia lainnya (seperti MIDI, Shockwave, Quicktime Movie, 3D World).

2. Electronic Mail/Email/Messaging
Email atau kalau dalam istilah Indonesia, surat elektronik, adalah aplikasi yang
memungkinkan para pengguna internet untuk saling berkirim pesan melalui alamat
elektronik di internet. Para pengguna email memilki sebuah mailbox (kotak surat)
elektronik yang tersimpan dalam suatu mailserver. Suatu Mailbox memiliki sebuah
alamat sebagai pengenal agar dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam
bentuk penerimaan maupun pengiriman pesan. Pesan yang diterima akan ditampung
dalam mailbox, selanjutnya pemilik mailbox sewaktu-waktu dapat mengecek isinya,
menjawab pesan, menghapus, atau menyunting dan mengirimkan pesan email.

3. File Transfer
Fasilitas ini memungkinkan para pengguna internet untuk melakukan pengiriman
(upload) atau menyalin (download) sebuah file antara komputer lokal dengan komputer
lain yang terhubung dalam jaringan internet. Protokol standar yang digunakan untuk
keperluan ini disebut sebagai File Transfer Protocol (FTP)

4. Remote Login
Layanan remote login mengacu pada program atau protokol yang menyediakan fungsi
yang memungkinkan seorang pengguna internet untuk mengakses (login) ke sebuah
terminal (remote host) dalam lingkungan jaringan internet. Dengan memanfaatkan
remote login, seorang pengguna internet dapat mengoperasikan sebuah host dari jarak
jauh tanpa harus secara fisik berhadapan dengan host bersangkutan. Dari sana ia dapat
melakukan pemeliharaan (maintenance), menjalankan sebuah program atau malahan
menginstall program baru di remote host.

5. IRC (Internet Relay Chat)
Layanan IRC, atau biasa disebut sebagai "chat" saja adalah sebuah bentuk komunikasi di
intenet yang menggunakan sarana baris-baris tulisan yang diketikkan melalui keyboard.
Dalam sebuah sesi chat, komnunikasi terjalin melalui saling bertukar pesan-pesan
singkat. kegiatan ini disebut chatting dan pelakunya disebut sebagai chatter. Para chatter
dapat saling berkomunikasi secara berkelompok dalam suatu chat room dengan
membicarakan topik tertentu atau berpindah ke modus private untuk mengobrol berdua
saja dengan chatter lain. Kegiatan chatting membutuhkan software yang disebut IRC
Client, diantaranya yang paling populer adalah software mIRC.

Interaksi Secara Elektronis

1. E-Commerce
Dari namanya, kita sudah bisa menebak kalau ini berkaitan dengan kegiatan yang bersifat
komersial. Tidak salah memang, karena istilah e-commerce yang akan kita bahas ini
memang mengacu pada kegiatan komersial di internet. Contoh paling umum dari
kegiatan e-commerce tentu saja adalah aktifitas transaksi perdagangan melalui sarana
internet. Dengan memanfaatkan e-commerce, para penjual (merchant) dapat menjajakan
produknya secara lintas negara karena memang sifat internet sendiri yang tidak mengenal
batasan geografis. Transaksi dapat berlangsung secara real time dari sudut mana saja di
dunia asalkan terhubung dalam jaringan internet.

2. E-Banking
Electronic Banking, atau e-banking bisa diartikan sebagai aktifitas perbankan di internet.
Layanan ini memungkinkan nasabah sebuah bank dapat melakukan hampir semua jenis
transaksi perbankan melalui sarana internet, khususnya via web. Mirip dengan
penggunaan mesin ATM, lewat sarana internet seorang nasabah dapat melakukan
aktifitas pengecekan rekening, transfer dana antar rekening, hingga pembayaran tagihantagihan rutin bulanan (listrik, telepon, dsb.) melalui rekening banknya. Jelas banyak
keuntungan yang bisa didapatkan nasabah dengan memanfaatkan layanan ini, terutama
bila dilihat dari waktu dan tenaga yang dapat dihemat karena transaksi e-banking jelas
bebas antrian dan dapat dilakukan dari mana saja sepanjang nasabah dapat terhubung
dengan jaringan internet.

3. E-Government
Istilah ini baru kedengaran beberapa waktu belakangan ini, seiring dengan maraknya
pemanfaatan teknologi internet dalam bidang pemerintahan. Walaupun namanya egovernmet, tapi jangan dibayangkan ini adalah sistem pemerintahan yang sepenuhnya
berbasis internet. E-government, khususnya di Indonesia, masih diartikan secara sempit
sebagai sebuah sistem di internet (entah web, alamat email kontak, atau milis) yang
mengeksploitir potensi di suatu daerah dengan maksud mengundang pihak-pihak yang
mungkin dapat memberikan keuntungan bagi daerah bersangkutan, entah itu sebagai
investor atau turis.


4. e-Learning
Istilah e-Learning dapat didefinisikan sebagai sebuah bentuk penerapan teknologi
informasi di bidang pendidikan dalam bentuk sekolah maya. Definisi e-Learning sendiri
sebenarnya sangat luas, bahkan sebuah portal informasi tentang suatu topik (seperti
halnya situs ini) juga dapat tercakup dalam e-Learning ini. Namun istilah e-Learning
lebih tepat ditujukan sebagai usaha untuk membuat sebuah transformasi proses belajarmengajar di sekolah dalam bentuk digital yang dijembatani oleh teknologi Internet.